Quy trình một cuộc họp trên hệ thống của Trường: từ đăng ký lịch, chuẩn bị, điều hành, tham dự đến biên bản và theo dõi việc giao. Chọn vai trò của bạn để xem các bước cần làm.
Vòng đời một cuộc họp
1. Người đăng ký
Đăng ký lịch họp
2. Văn phòng Trường
Duyệt & công bố, gửi thư mời
3. Thư ký
Tài liệu, vấn đề, lấy ý kiến trước
4. Chủ trì
Điều hành, kết luận, biểu quyết
5. Thành viên
Góp ý, tham dự, biểu quyết
6. Mọi người
Biên bản, việc giao, đánh giá
Trạng thái hồ sơ cuộc họp
Đang chuẩn bị → Chờ duyệt vấn đề → Lấy ý kiến trước → Đang họp → Đã kết thúc → Đang soạn biên bản → Đã phát hành biên bản → Đã lưu trữ
- Hồ sơ cuộc họp được tạo tự động khi Văn phòng Trường công bố lịch. Người đăng ký lịch là thư ký của cuộc họp.
- Quyền xem và thao tác theo vai trò trong từng cuộc họp: người không thuộc thành phần không thấy tài liệu và ý kiến.
- AI chỉ soạn nháp (nhãn AI soạn): tách vấn đề, đề xuất phân công, tóm tắt ý kiến, nháp biên bản. Mọi quyết định do thư ký và chủ trì duyệt. Cuộc họp mật không dùng AI.
- Biên bản đã phát hành là bất biến: biên bản, ý kiến, biểu quyết bị khóa; đính chính bằng văn bản mới.
Địa chỉ cần nhớ
- Lịch công tác tuần — xem lịch, đăng ký lịch họp, xác nhận tham dự.
- Cuộc họp của tôi — mọi cuộc họp có tên bạn; Việc của tôi — việc được giao sau họp.
- Kho biên bản — tìm biên bản cũ (có hoặc không dấu).
Người đăng ký lịch họp
Người đăng ký lịch sẽ là thư ký của cuộc họp khi lịch được công bố. Nếu đăng ký hộ, sau khi công bố có thể nhờ Văn phòng Trường phân công thư ký khác.
1
Đăng nhập và mở form đăng ký
Vào Lịch công tác → Đăng ký lịch họp, đăng nhập bằng email trường (@hcmuaf.edu.vn).
2
Nhập thông tin cuộc họp
- Tên cuộc họp, thời gian bắt đầu – kết thúc, địa điểm (phòng họp; họp trực tuyến thì dán link Google Meet/Zoom).
- Chủ trì, thành phần, đơn vị chuẩn bị.
- Nội dung: các nội dung cần bàn — càng rõ thì AI tách vấn đề càng sát.
- Email người được mời: mỗi người một dòng. Email ngoài trường được mời như khách.
3
Gửi và theo dõi
Lịch ở trạng thái Chờ duyệt. Xem ở Lịch đã đăng ký; bạn nhận email khi Văn phòng Trường duyệt, điều chỉnh hoặc không duyệt (kèm ghi chú).
4
Sau khi lịch được công bố
Người được mời nhận thư mời kèm tệp lịch (.ics) để thêm vào Google Calendar/Outlook và nút xác nhận tham dự. Hồ sơ cuộc họp xuất hiện trong Cuộc họp của tôi — chuyển sang phần Thư ký chuẩn bị.
Đổi giờ/địa điểm sau khi công bố: liên hệ Văn phòng Trường sửa lịch — hệ thống tự gửi thư cập nhật và cập nhật hồ sơ cuộc họp. Hủy lịch thì hồ sơ cuộc họp tự hủy.
Văn phòng Trường duyệt lịch
Dành cho quản trị / biên tập web Văn phòng Trường và thư ký hệ thống họp.
1
Mở trang duyệt
Quản trị web đơn vị → Duyệt lịch công tác (số trên menu là lịch chờ duyệt).
2
Kiểm tra, điều chỉnh
Sửa thời gian, địa điểm, nội dung, danh sách người được mời nếu cần; tránh trùng phòng họp.
3
Duyệt & công bố — hoặc không duyệt
Duyệt & công bố: lịch lên Lịch công tác tuần, gửi thư mời + tệp lịch tới từng người, tạo hồ sơ cuộc họp (người đăng ký là thư ký). Không duyệt: ghi lý do, người đăng ký nhận email.
4
Theo dõi cuộc họp
Quản trị/thư ký hệ thống mở một cuộc họp chưa có tên mình → nút Nhận làm thư ký để hỗ trợ điều khiển (được ghi nhật ký). Cuộc họp mật chỉ quản trị hệ thống họp can thiệp.
Thư ký chuẩn bị cuộc họp
Mở Cuộc họp của tôi → cuộc họp → tab Chuẩn bị.
1
Thành phần
Chọn vai trò Chủ trì cho một người (bắt buộc trước khi gửi lấy ý kiến); nhập chức vụ, đơn vị; thêm người (mỗi dòng Họ tên <email>); đặt Dự thính cho người chỉ theo dõi.
2
Tài liệu & nội dung
Tải tài liệu PDF, Word, Excel, PowerPoint (≤ 25 MB/tệp) — chỉ thành viên tải được. Nhập/chỉnh Nội dung cần bàn. Nội dung nhạy cảm: đánh dấu Cuộc họp mật (không dùng AI, biên bản chỉ thành viên xem).
3
Tách vấn đề & phân công
Bấm AI phân tích (hoặc Tự nhập vấn đề). AI đề xuất danh sách vấn đề, điểm cần quyết, người phụ trách kèm lý do — đều là bản nháp: sửa, gộp, gỡ, giao người; có thể đặt ẩn ý kiến tới hạn góp ý. Hệ thống gợi ý kết luận và việc chưa xong của các cuộc họp cũ cùng chủ đề.
4
Chờ chủ trì duyệt rồi gửi lấy ý kiến
Sau khi chủ trì duyệt vấn đề, bấm Gửi lấy ý kiến: mỗi người nhận một email riêng với vấn đề được giao (nổi bật), hạn góp ý và link góp ý. Hệ thống tự nhắc người chưa góp ý ở 50% và 90% thời hạn; đổi phân công thì người liên quan nhận thư mới.
5
Trong cuộc họp
- Điểm danh ở cột phải (có mặt / trực tuyến / vắng / vắng có lý do).
- Thư ký ghi thay phát biểu của người họp trực tiếp; nhập hộ kết luận chủ trì nêu.
- Ghi phiếu hộ khi biểu quyết giơ tay.
6
Soạn biên bản
Sau khi chủ trì kết thúc họp: Soạn biên bản → AI soạn nháp phần giới thiệu, diễn biến (nền vàng) → sửa → (tùy chọn) Gửi thành viên xác nhận → chủ trì phát hành. Kết quả biểu quyết tự đưa vào biên bản. Mục Giao nhiệm vụ: mỗi việc cần hạn và nên ghi email người thực hiện.
7
Theo dõi việc giao
Việc tôi theo dõi: xác nhận báo cáo hoàn thành, trả lại, duyệt gia hạn, cập nhật hộ việc giao cho đơn vị, giao việc bổ sung.
Chủ trì điều hành cuộc họp
1
Trước cuộc họp
Tab Chuẩn bị: duyệt danh sách vấn đề và phân công (thư ký chỉ gửi lấy ý kiến sau khi chủ trì duyệt). Theo dõi ý kiến góp trước và AI soạn tóm tắt diễn tiến từng vấn đề. Có thể ủy quyền điều hành cho một thành viên.
2
Bắt đầu họp
Bấm Bắt đầu họp → mọi người vào tab Phòng họp trực tuyến: thấy ảnh từng người và trạng thái đang phát biểu / đang gõ / đang lắng nghe / chưa vào phòng, hàng đợi giơ tay. Bấm vào ô một người: Mời phát biểu (trao lời — người đang nói kết thúc lượt, hệ thống đo thời lượng), Mời chuẩn bị trong 1–15 phút (người đó thấy đếm ngược và nghe chuông), Kết thúc lượt, Hạ tay. Nhiều cuộc họp cùng lúc: dùng Điều hành để xem tin mới, vấn đề đang bàn, thời gian từng phòng.
3
Điều hành từng vấn đề
- Chuyển sang bàn vấn đề này — trang của mọi người tự theo.
- Ghi kết luận (có thể dùng đề xuất của AI làm nháp) hoặc Hoãn sang cuộc họp sau.
- Tạm dừng / Tiếp tục; quá giờ dự kiến 15 phút hệ thống báo.
4
Biểu quyết
Panel Biểu quyết → Đưa ra biểu quyết cho một vấn đề hoặc toàn bộ nội dung cuộc họp (tùy chọn không công khai người chọn). Thành viên chọn Đồng ý / Không đồng ý / Ý kiến khác; bấm Đóng & công bố kết quả. Tỷ lệ tính trên số người có quyền biểu quyết và tự vào biên bản.
5
Kết thúc họp
Kết thúc họp khóa thảo luận và tự đóng biểu quyết còn mở. Cần bổ sung: Mở lại cuộc họp (bắt buộc ghi lý do).
6
Duyệt & phát hành biên bản
Kiểm tra kết luận, giao việc (hạn, email người thực hiện) → Phát hành biên bản: cấp số, khóa vĩnh viễn, gửi mỗi thành viên một email có kết luận, việc của họ, hạn và link nộp báo cáo; đưa vào kho.
7
Đánh giá
Tab Đánh giá: Phân tích cuộc họp — số lượt và thời lượng phát biểu từng người, giơ tay, ý kiến, biểu quyết; AI soạn nội dung trọng tâm, đóng góp từng người, ước lượng mức độ hài lòng của chủ tọa và người tham gia (đặt cạnh số đo thật), khuyến nghị cho cuộc họp sau. Xem điểm chất lượng cuộc họp, phiếu (ẩn danh) của thành viên; đánh giá mức đóng góp và ghi nhận thành viên tích cực (trong 30 ngày).
Thành viên tham dự
1
Nhận thư mời
Thư mời có tệp lịch (.ics) — mở để thêm vào lịch của bạn; bấm xác nhận tham dự hoặc báo vắng.
2
Góp ý trước cuộc họp
Mở link trong email Lấy ý kiến trước cuộc họp (đăng nhập đúng email trường). Vấn đề có nhãn Bạn phụ trách là phần bạn được giao. Với từng vấn đề: viết ý kiến, chọn lập trường (Đồng ý / Có điều kiện / Không đồng ý / Khác), trả lời ý kiến người khác, đính kèm tệp hoặc ghi âm ngay trên trình duyệt. Sửa ý kiến tạo bản mới (bản cũ vẫn xem được).
3
Trong cuộc họp
- Tab Phòng họp trực tuyến: bấm ✋ Giơ tay xin phát biểu (ghi chủ đề muốn nói); khi chủ tọa mời phát biểu hoặc mời chuẩn bị n phút, màn hình của bạn hiện thông báo kèm chuông; nói xong bấm Tôi đã phát biểu xong. Mọi người thấy bạn đang gõ khi bạn nhắn tin.
- Họp trực tuyến: bấm Điểm danh: tôi dự trực tuyến; âm thanh/hình ảnh qua link Google Meet/Zoom trong trang.
- Chat theo vấn đề đang bàn — trang tự theo vấn đề chủ trì chuyển.
- Biểu quyết khi chủ trì đưa ra: Đồng ý / Không đồng ý / Ý kiến khác (ghi nội dung); đổi được tới khi chủ trì đóng.
4
Sau cuộc họp
Đọc biên bản trong email phát hành; nếu được giao việc — xem phần Sau cuộc họp. Chấm phiếu đánh giá cuộc họp (ẩn danh, trong 14 ngày).
Người dự thính chỉ xem, không góp ý và không biểu quyết. Người được điểm danh vắng không biểu quyết.
Khách mời ngoài trường
1
Vào bằng link trong email
Không cần tài khoản trường. Link là riêng của bạn — vui lòng không chuyển tiếp.
2
Góp ý vấn đề được giao
Bạn chỉ thấy và góp ý các vấn đề được mời tham gia ý kiến; có thể đính kèm tệp, ghi âm.
3
Link hết hạn
Link góp ý hết hạn sau ngày họp. Cần link mới: liên hệ thư ký cuộc họp (link cũ sẽ mất hiệu lực).
4
Nếu được giao việc
Email phát hành biên bản có link Nộp báo cáo riêng; dùng link trong thư mới nhất (thư nhắc hạn cũng kèm link).
Khách mời ngoài không biểu quyết và không chấm phiếu đánh giá cuộc họp.
Sau cuộc họp: biên bản, việc giao, đánh giá
1
Email phát hành biên bản
Mỗi thành viên nhận một email riêng: số biên bản, kết luận của chủ trì, bảng Công việc được giao cho bạn (nội dung, hạn, nút Nộp báo cáo) và link Đánh giá cuộc họp.
2
Người được giao việc
Mở Việc của tôi → việc → Báo cáo tiến độ (%), Báo cáo hoàn thành (nội dung + tệp minh chứng), hoặc Xin gia hạn (hạn mới + lý do). Hệ thống nhắc trước hạn 1 ngày, báo khi quá hạn và nhắc lại mỗi tuần.
3
Chủ trì / thư ký xác nhận
Xác nhận hoàn thành hoặc Trả lại yêu cầu bổ sung; Đồng ý / Không đồng ý gia hạn. Người thực hiện nhận email ở mỗi bước. Đúng hạn tính theo hạn đang hiệu lực (đã gồm gia hạn được duyệt).
4
Đánh giá chất lượng
Thành viên chấm 5 tiêu chí (ẩn danh). Chủ trì đánh giá thành viên và ghi nhận thành viên tích cực. Chủ trì/thư ký xem trang Chất lượng họp.
5
Kho biên bản
Kho biên bản: tìm theo từ khóa có/không dấu, thời gian, chủ trì. Biên bản cuộc họp mật chỉ thành viên và nơi nhận thấy.