Tiêu chuẩn 2: Tổ chức và quản lý1. Cơ cấu tổ chức của trường đại học được thực hiện theo quy định của Điều lệ trường đại học và được cụ thể hoá trong quy chế về tổ chức và hoạt động của nhà trường. 2. Có hệ thống văn bản để tổ chức, quản lý một cách có hiệu quả các hoạt động của nhà trường. 3. Chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận, cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên được phân định rõ ràng. 4. Tổ chức Đảng và các tổ chức đoàn thể trong trường đại học hoạt động hiệu quả và hằng năm được đánh giá tốt; các hoạt động của tổ chức Đảng và các tổ chức đoàn thể thực hiện theo quy định của pháp luật. 5. Có tổ chức đảm bảo chất lượng giáo dục đại học, bao gồm trung tâm hoặc bộ phận chuyên trách; có đội ngũ cán bộ có năng lực để triển khai các hoạt động đánh giá nhằm duy trì, nâng cao chất lượng các hoạt động của nhà trường. 6. Có các chiến lược và kế hoạch phát triển ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với định hướng phát triển và sứ mạng của nhà trường; có chính sách và biện pháp giám sát, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch của nhà trường. 7. Thực hiện đầy đủ chế độ định kỳ báo cáo cơ quan chủ quản, các cơ quan quản lý về các hoạt động và lưu trữ đầy đủ các báo cáo của nhà trường. |
* HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TC2
1. Cơ cấu tổ chức của trường đại học được thực hiện theo quy định của Điều lệ trường đại học và được cụ thể hoá trong quy chế về tổ chức và hoạt động của nhà trường.
Từ khóa: Cơ cấu tổ chức, đúng quy định, cụ thể hóa, quy chế.
Các minh chứng có thể sử dụng cho tiêu chí này:
· Cơ cấu tổ chức, quy chế và quy định của nhà trường;
· Cơ cấu và danh sách nhân sự của nhà trường;
· Kế hoạch quản lý và chiến lược của nhà trường;
· Kế hoạch hàng năm, bản miêu tả các chức vụ và trách nhiệm của từng bộ phận trong tổ chức nhà trường.
Các câu hỏi dành cho tiêu chí này:
· Miêu tả cơ cấu tổ chức của nhà trường?
· Cơ cấu tổ chức của nhà trường có gì khác so với các trường đại học khác?
· Có bằng chứng nào cho thấy rằng tất cả những đối tượng có liên quan hiểu được cơ cấu tổ chức và quy trình ra quyết định của nhà trường? Chứng minh rằng cơ cấu này đang hoạt động có hiệu quả.
· Có minh chứng nào cho thấy rằng nhà trường có xem xét đánh giá cơ cấu tổ chức của mình? Nếu có, bao lâu thì xem xét lại (định kỳ)?
· Có minh chứng nào cho thấy sự xem xét đó dẫn đến việc ra quyết định và có được các thay đổi hiệu quả hơn?
Các gợi ý cho Đoàn đánh giá ngoài:
· Tìm hiểu các minh chứng là các văn bản về quy chế và quy định cơ cấu tổ chức của nhà trường. Xem xét tính rõ ràng và chặt chẽ của các quy định;
· Tìm hiểu các minh chứng cho thấy mọi người trong nhà trường đều hiểu và tuân thủ các quy định;
· Tìm hiểu các minh chứng cho thấy nhà trường có tìm hiểu nhu cầu và xu hướng phát triển xã hội về tổ chức và đưa vào chiến lược phát triển nhân sự, kế hoạch hành động của mình;
· Xem các biên bản của các cuộc họp về cơ cấu tổ chức, thành phần tham gia và kết quả của các cuộc họp đó;
· Đoàn đánh giá ngoài cần xem xét các tài liệu về tài chính của nhà trường: có đủ kinh phí cho việc thực hiện các thay đổi về cơ cấu tổ chức không?
· Tìm các minh chứng, sau đó phỏng vấn cán bộ quản lý các cấp, giảng viên, nhân viên;
· Đặt các câu hỏi về quy trình có liên quan đến cơ cấu tổ chức và các quy định: có hợp lý và hiệu quả, có rõ ràng và minh bạch, có được sự đồng thuận và ủng hộ của các đối tượng có liên quan.
2. Có hệ thống văn bản để tổ chức, quản lý một cách có hiệu quả các hoạt động của nhà trường.
Từ khóa: hệ thống văn bản, hiệu quả.
Các minh chứng có thể sử dụng cho tiêu chí này:
· Các quy định của nhà trường hoặc các sách hướng dẫn, quy chế tổ chức;
· Sách hướng dẫn và các quy định về chất lượng;
· Các quy định về quản lý chất lượng;
· Hệ thống tài liệu của nhà trường về đào tạo, nhân sự, nghiên cứu, tài chính, hướng dẫn sinh viên, thanh tra và các lĩnh vực khác;
· Website của nhà trường.
Các câu hỏi dành cho tiêu chí này:
· Có minh chứng nào cho thấy việc phổ biến các tài liệu và văn bản về tổ chức của nhà trường không?
· Mức độ hiệu quả của việc thực hiện các hoạt động?
Các gợi ý cho Đoàn đánh giá ngoài:
· Xem xét các minh chứng cho thấy nhà trường có hệ thống văn bản về tổ chức và quản lý;
· Xem xét tính hiệu quả của hệ thống quản lý, đặc biệt là việc phổ biến các văn bản và thực hiện;
· Các tài liệu:
* Website, nội san, tài liệu nội bộ, tài chính;
* Tìm minh chứng về việc thực hiện;
* Phỏng vấn các đối tượng có liên quan;
* Phỏng vấn các nhà quản lý: có sự khác biệt nào giữa các tài liệu và thực tế không?
3. Chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận, cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên được phân định rõ ràng.
Từ khóa: Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và rõ ràng.
Các minh chứng có thể sử dụng cho tiêu chí này:
· Các quy chế và quy định của nhà trường;
· Hợp đồng lao động cá nhân;
· Các tài liệu có liên quan đến tổ chức và các thay đổi về tổ chức nhà trường;
· Các kế hoạch chiến lược, biên bản họp của hội đồng trường và các hội đồng khác với các trưởng khoa/giáo viên;
· Các kế hoạch từng năm, năm vừa qua, năm nay và năm sắp đến;
· Sự phân chia nhiệm vụ/ủy quyền giữa các thành viên trong hội đồng trường và giữa các giảng viên với nhau;
· Các tài liệu có liên quan đến trách nhiệm của các khoa/giảng viên trong việc thực hiện các chính sách của nhà trường;
· Các quy định hoặc sách hướng dẫn về quản lý;
· Các quy định của nhà trường về quản lý nhân sự (HRM);
· Website của nhà trường.
Các câu hỏi dành cho tiêu chí này:
· Có minh chứng về các chính sách của nhà trường về việc phân chia trách nhiệm/ủy quyền không? Các chính sách này có được xem là chính thức? Có thường xuyên được cập nhật không?
· Các chính sách này được áp dụng ðối với tất cả các khoa? Hay có sự khác biệt nào lớn?
· Có minh chứng nào cho thấy việc thực hiện quản lý nhân sự như các đánh giá thành tích, tự đánh giá của giảng viên và nhân viên?
Các gợi ý cho Đoàn đánh giá ngoài:
· Xem sổ tay các danh mục điện thoại của nhà trường;
· Xem các đánh giá thành tích;
· Yêu cầu nhà trường cho xem các hồ sơ về các đơn từ tố cáo hoặc than phiền về các nhân sự của nhà trường và các kiện cáo của sinh viên có liên quan đến các nhân sự;
· Trong các buổi phỏng vấn với giảng viên, nhân viên và sinh viên, hỏi về tổ chức trong nhà trường: tất cả mọi người có hiểu được là người nào làm cái gì, tại sao và như thế nào không. Khi nào/ở đâu có các kiện cáo/than phiền này?
4. Tổ chức Đảng và các tổ chức đoàn thể trong trường đại học hoạt động hiệu quả và hằng năm được đánh giá tốt; các hoạt động của tổ chức Đảng và các tổ chức đoàn thể thực hiện theo quy định của pháp luật.
Từ khóa: hiệu quả, đánh giá tốt, đúng quy định.
Các minh chứng có thể sử dụng cho tiêu chí này:
· Các tài liệu nội bộ của nhà trường;
· Các tài liệu nội bộ của Đảng và các đoàn thể khác trong nhà trường;
· Các báo cáo của công đoàn và Đảng bộ nhà trường.
Các câu hỏi dành cho tiêu chí này:
· Xin cho biết vai trò của Đảng và các đoàn thể khác trong nhà trường và các minh chứng nào cho thấy vai trò đó?
· Đảng và các đoàn thể khác trong nhà trường có khuyến khích sự tham gia của quản lý, giảng viên, nhân viên và sinh viên trong nhà trường không? Xin cung cấp các minh chứng cho thấy sự khuyến khích, nếu có (biên bản các cuộc họp, các đánh giá…).
Các gợi ý cho Đoàn đánh giá ngoài:
· Tìm hiểu các hoạt động của Đảng và các đoàn thể khác trong nhà trường;
· Trong các cuộc phỏng vấn với giảng viên và sinh viên, tìm hiểu tính xác thực của các minh chứng được cung cấp;
· Xem xét tính hiệu quả của các hoạt động đoàn thể thông qua việc tìm hiểu về sự tham gia của các đối tượng có liên quan trong nhà trường theo đúng các quy định và quy trình và việc giám sát, thực hiện;
5. Có tổ chức đảm bảo chất lượng giáo dục đại học, bao gồm trung tâm hoặc bộ phận chuyên trách; có đội ngũ cán bộ có năng lực để triển khai các hoạt động đánh giá nhằm duy trì, nâng cao chất lượng các hoạt động của nhà trường.
Từ khóa: tổ chức, đảm bảo, chuyên trách, có năng lực, triển khai, duy trì, nâng cao.
Các minh chứng có thể sử dụng cho tiêu chí này:
· Các quy định của nhà trường hoặc các sách hướng dẫn về đảm bảo chất lượng;
· Các quy định của nhà trường hoặc các sách hướng dẫn về quản lý;
· Ðánh giá các hoạt động của nhà trường;
· Các kế hoạch từng năm, năm vừa qua, năm nay và năm sắp đến.
Các câu hỏi dành cho tiêu chí này:
· Trường có bộ phận đảm bảo chất lượng hoặc đánh giá chất lượng không?
· Nếu có, có minh chứng nào cho thấy các quy định dành cho bộ phận này cũng như các kế hoạch đánh giá các hoạt động cụ thể của đơn vị này không?
· Có minh chứng nào cho thấy các mục tiêu quan trọng của đơn vị này được thiết kế dựa vào các mục đích và mục tiêu của nhà trường không? (xem lại Tiêu chuẩn 1). Các mục tiêu của đơn vị có:
* Được giám sát và thực hiện thường xuyên;
* Có các phương pháp đánh giá phù hợp;
* Có các phân tích đánh giá đúng tiến độ và thường xuyên được cập nhật;
* Có các kế hoạch điều chỉnh các mục tiêu và phương pháp để đạt được kế hoạch đề ra.
Các gợi ý cho Đoàn đánh giá ngoài:
· Tìm kiếm các minh chứng và các tài liệu để quyết định rằng nhà trường có đầy đủ các bằng chứng về các đánh giá việc thực hiện mục tiêu quan trọng và các phân tích của các đánh giá đó không? Nếu có nhiều tài liệu hay ý kiến khác nhau về việc đánh giá, hãy xem xét các hoạt động của nhà trường có liên quan đến vấn đề này. Các tài liệu có thể là:
* Các quy định của nhà trường hoặc các sách hướng dẫn về đảm bảo chất lượng;
* Các quy định của nhà trường hoặc các sách hướng dẫn về quản lý;
* Ðánh giá các hoạt động của nhà trường;
* Các kế hoạch từng năm gần đây nhất.
· Tìm kiếm các minh chứng cho thấy rằng các thông tin về việc đánh giá được phổ biến rộng rãi bằng cách:
* Phỏng vấn các giảng viên, sinh viên;
* Tham khảo website của nhà trường;
6. Có các chiến lược và kế hoạch phát triển ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với định hướng phát triển và sứ mạng của nhà trường; có chính sách và biện pháp giám sát, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch của nhà trường.
Từ khóa: chiến lược, kế hoạch phát triển ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, chính sách và biện pháp giám sát, đánh giá.
Các minh chứng có thể sử dụng cho tiêu chí này:
· Kế hoạch chiến lược của nhà trường;
· Các kế hoạch phát triển ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của nhà trường;
· Kế hoạch quản lý chiến lược của nhà trường;
· Các chính sách và biện pháp giám sát và đánh giá việc thực hiện các kế hoạch của nhà trường;
· Các báo cáo chính thức của nhà trường về việc thực hiện các kế hoạch chiến lược.
Các câu hỏi dành cho tiêu chí này:
· Nhà trường có kế hoạch chiến lược không? Nếu có, trong kế hoạch chiến lược có đưa các mục sau đây vào không: tầm nhìn, các kế hoạch phát triển ngắn hạn, trung hạn, dài hạn? Các kế hoạch nhằm thực hiện các kế hoạch phát triển ngắn hạn và trung hạn?
· Các mốc thời gian dành cho việc thực hiện có hợp lý không? Có vạch rõ các mốc thời gian quan trọng không?
· Có minh chứng cho thấy việc giám sát được diễn ra liên tục và có các khoảng thời gian thực hiện hợp lý không?
· Có minh chứng cho thấy trong kế hoạch phát triển của nhà trường có chỉ ra các thành tích quan trọng mà nhà trường cần đạt được không?
· Có minh chứng nào cho thấy nhà trường có mối liên hệ với các đối tượng hưởng lợi ngoài trường không? Hoặc với Hội đồng tư vấn? Có các minh chứng là các biên bản hoặc ghi chép trong các cuộc họp không?
Các gợi ý cho Đoàn đánh giá ngoài:
· Tìm các thông tin và các tài liệu được đề cập đến trong các phần gợi ý ở trên;
· Khẳng định một lần nữa tính xác thực của các tài liệu bằng cách phỏng vấn các nhà quản lý cấp trường và một số các nhà quản lý các chương trình đào tạo ở các khoa và bộ môn;
· Nếu như không có các tài liệu minh chứng, yêu cầu nhà trường cho biết các kế hoạch qua việc phỏng vấn các nhà quản lý cấp trường và sau đó khẳng định tính xác thực của các thông tin đó qua các phỏng vấn một số các nhà quản lý các chương trình đào tạo ở các khoa và bộ môn hoặc một số đối tượng bên ngoài như các nhà tuyển dụng. Các câu hỏi có thể sử dụng:
* Các kế hoạch ngắn hạn và trung hạn của nhà trường được xây dựng trên cơ sở nào?
* Nhà trường có xây dựng các kế hoạch chiến lược nhằm thực hiện các kế hoạch này không?
* Nhà trường có Hội đồng tư vấn hoặc có tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các đối tượng ngoài trường có liên quan nhằm xây dựng và điều chỉnh các kế hoạch phát triển của mình không?
7. Thực hiện đầy đủ chế độ định kỳ báo cáo cơ quan chủ quản, các cơ quan quản lý về các hoạt động và lưu trữ đầy đủ các báo cáo của nhà trường.
Từ khóa: định kỳ, hoạt động, lưu trữ.
Các minh chứng có thể sử dụng cho tiêu chí này:
· Quy định về việc báo cáo của các cõ quan chủ quản và cơ quan quản lý;
· Biên bản các cuộc họp với cõ quan chủ quản và cơ quan quản lý;
· Các báo cáo hằng năm báo cáo cho cơ quan chủ quản và cơ quan quản lý;
· Các hồ sơ lưu trữ trong thời gian 5 năm gần đây.
Các câu hỏi dành cho tiêu chí này:
· Những yêu cầu về báo cáo của các cơ quan chủ quản và cơ quan quản lý là gì?
· Nhà trường thực hiện việc báo cáo như thế nào?
· Ðịnh kỳ bao lâu phải báo cáo?
· Công tác lưu trữ của nhà trường được tiến hành như thế nào? Hồ sơ được lưu trữ trong bao lâu?
Các gợi ý cho Đoàn đánh giá ngoài:
· Xem xét các báo cáo định kỳ của nhà trường cho các cơ quan chủ quản và cơ quan quản lý. Các báo cáo này có cho thấy các thông tin đầy đủ về càc hoạt động của nhà trường không?
· Các hồ sơ lưu trữ có tuân thủ các quy định không?
· Xem xét các minh chứng là các hồ sơ lưu trữ và phỏng vấn cán bộ phòng tổ chức và các phòng ban chức năng để xác nhận tính xác thực của các báo cáo.
